Організація справочинства та збереження управлінської документації в умовах воєнного стану: правові реалії та практичний досвід

Abstract

У статті здійснено комплексне дослідження трансформації системи діловодства та архівної справи в Україні під впливом повномасштабної збройної агресії РФ. Автори доводять, що в умовах правового режиму воєнного стану традиційні підходи до документування управлінської діяльності, які десятиліттями базувалися на принципах територіальної прив’язки до офісів та використанні паперових носіїв, виявилися критично вразливими. Питання збереження документів трансформувалося з суто бюрократичного процесу у стратегічний виклик національній безпеці, оскільки втрата управлінської інформації підриває спроможність держави виконувати свої функції та фіксувати докази воєнних злочинів. Особливу увагу приділено аналізу адаптації нормативно-правової бази. Розглянуто роль Наказу Міністерства юстиції № 1000/5 як фундаменту організації діловодства та акцентовано на персональній відповідальності керівників установ за цілісність документів та печаток у кризових ситуаціях. Детально проаналізовано імплементацію Закону № 2136-ІХ, який легітимізував спрощення кадрового діловодства та використання альтернативних способів комунікації (Email, месенджери) між роботодавцем та працівником. Водночас висвітлено проблему правових колізій, пов’язаних із доказовістю таких повідомлень у судовій практиці. Окремий блок дослідження присвячено практичному досвіду евакуації архівних фондів. Автори, спираючись на трагічні події в Херсоні, де окупантами було викрадено близько 121 тисячі одиниць зберігання, наголошують на важливості превентивної підготовки. Доведено, що архівна спадщина розглядається агресором як об’єкт цілеспрямованого нищення для маніпуляцій з історичною пам’яттю. Ключовим результатом дослідження є обґрунтування безальтернативності стратегії цифровізації за принципом Cloud First. Висвітлено динаміку оцифрування та перехід до моделі «єдиного вікна». Розглянуто також механізми захисту бізнесу, зокрема ст. 69.28 ПКУ, яка звільняє платників податків від обов'язку відновлення документів, втрачених через бойові дії, за умови надання непрямих доказів руйнувань. У висновках стверджується, що висхідний тренд до відкритості та цифровізації свідчить про остаточний розрив із пострадянською моделлю управління інформацією, що створює фундамент для повоєнного відновлення держави.